Servicios tecnológicos

Por otra parte, el desarrollo del Gobierno de las TI, ha agilizado la forma en la que la comunidad universitaria interactúa con los servicios lo que ha permitido mejorar la accesibilidad electrónica, tanto al personal como al alumnado, con iniciativas como:

• Conexión al anillo insular de fibra óptica que recorre la Isla de Tenerife.

• Mejora del nivel de accesibilidad de los portales web de la ULL.

• Integración de los repositorios digitales de la Biblioteca en una infraestructura centralizada en el CPD.

• Implantación de la plataforma web de gestión de contenidos que da soporte al portal de estudios, basada en tecnología de Software Libre.

• Integración de las infraestructuras de los servicios de investigación en los CPDs de la ULL.

• Implantación de una infraestructura de pruebas inteligente para el diagnóstico de los servicios antes de su creación.

• Migración de todos los terminales telefónicos de la ULL a telefonía IP e integración con la nueva centralita basada en Software Libre Asterisk, y nuevo buzón de voz digital integrado con el Servicio de Correo Electrónico.

• Desarrollo del proyecto de homologación EFQM sobre la calidad en la implantación y puesta en producción de los servicios que se ofrecen a los usuarios de la comunidad universitaria.

Por otra parte, durante 2014 el STIC ha desarrollado iniciativas que han facilitado el acceso remoto del alumnado a los procedimientos académicos y administrativos, desde cualquier punto geográfico, con conexión a internet y mediante cualquier dispositivo electrónico, dado que las plantillas web tienen un diseño responsive. La tecnología “responsive” o “adaptativa” garantiza el acceso desde todos los dispositivos móviles o fijos y desde cualquier sistema operativo. Así, se ha implementado la tarjeta PAU electrónica, el Repositorio Institucional, la Firma Electrónica de Actas y los portales de información y soporte genéricamente denominados “ULL responde”.

Mediante la sede electrónica, se pueden efectuar más de 75 procedimientos burocráticos de forma telemática: preinscripción, matrícula, listas de espera, tarjeta PAU o solicitud de ayudas, entre otros. Por su parte el repositorio institucional (material docente, tesis, trabajos de fin de grado) y gestor documental DSPACE, facilita la difusión de materiales científicos y académicos de la ULL y garantiza su conservación, con el formato de software libre.

Mediante la sede electrónica, se pueden efectuar más de 75 procedimientos burocráticos de forma telemática: preinscripción, matrícula, listas de espera, tarjeta PAU o solicitud de ayudas, entre otros

“ULL Responde”, organiza una serie de portales que ofrecen respuestas y soporte técnico a los usuarios de la universidad, como:

• Portal de Soporte: Plataforma que da respuesta a dudas de tipo tecnológico.

• Gestión de Usuarios: Plataforma que facilita a los usuarios estar al día del estado de tramitación de su solicitud de soporte técnico.

• Portal de Estudios: Plataforma que unifica toda la información relacionada con el acceso y la matrícula en los diferentes estudios.

Durante 2014 se realizaron más de 223.000 sesiones de acceso al portal de estudios, la gran mayoría desde España. De las que se realizan desde el extranjero destaca las conexiones desde Europa y América, siendo los cinco países de mayor afluencia de alumnado: Venezuela (855), Estados Unidos (742), Alemania (556), Reino Unido (507) e Italia (554).

Este progreso tecnológico experimentado en estos últimos años, queda de manifiesto en el lugar que la Comisión Sectorial de TIC de la Conferencia de Rectores de las Universidades Españolas (CRUE), ha posicionado a la ULL, en el ranking de 2013 que mide el estado de madurez en nuevas tecnologías de las universidades españolas (UNIVERSITIC2013). Así de entre un total de 70 instituciones académicas, la lagunera ha pasado de estar entre el 25% de instituciones del final del ranking en 2011, a situarse en el 40% acercándose a la mitad de tabla en el año 2013, lo que supone un ascenso importante tanto en productos como en servicios TI. La ULL participa en esta plataforma de la CRUE desde que se constituyó en el año 2006, en la que se ofrece un sistema de comparación en tiempo real con todas las instituciones participantes, sobre más de 200 indicadores.

Sostenibilidad Tecnológica

La sectorial TIC de la CRUE recoge también anualmente el número de buenas prácticas consideradas dentro de la Sostenibilidad TIC. Estas buenas prácticas están formadas por un conjunto de diez indicadores con varios niveles de cumplimiento en cada uno de ellos. En 2014 la ULL alcanzó el 75% de cumplimiento posicionándose en este ámbito por encima de la media nacional que se sitúa en un 70%.

Estos indicadores miden lo sostenible que es la gestión de las TIC que realiza la organización y cambian cada año adaptándolos a los paradigmas y las modificaciones que se consideran mejores en cada momento del tiempo.

A lo largo de 2014, el STIC ha desarrollado tres proyectos para reducir el impacto ambiental del entorno de la ULL:

• Mejora de la eficiencia energética del Centro de Procesamiento de Datos

• Creación de un servicio de reciclaje para material TIC

• Implantación de un proyecto de impresión para unidades organizativas de gestión

Eficiencia energética

El Centro de Procesamiento de Datos (CPD) alberga todos los servidores centrales que almacenan y prestan el servicio de todas las aplicaciones que se usan en la ULL. Estas infraestructuras optimizan los recursos necesarios para garantizar la sostenibilidad de los servicios y ha permitido eliminar los pequeños “mini CPDs” poco eficientes que había dispersos por diferentes edificios de la ULL.

La principal medida adoptada ha sido mejorar el sistema de refrigeración directa de los servidores, y limitar las operaciones que se realizan dentro del CPD, al instalar sistemas de gestión y monitorización remota para preservar su aislamiento térmico. Con estas iniciativas, se ha mejorado notablemente la eficiencia energética del centro, pues si en 2012 necesitaba más del doble de energía para enfriar los servidores que el consumo de los mismos, en 2014 precisa el 1,7% de energía de enfriamiento, para mantener los servicios de la ULL funcionando.

Reciclaje de material TIC

La ULL ha puesto en marcha un servicio de tratamiento, reutilización y reciclaje selectivo del material obsoleto que genera tanto el STIC, como otras unidades organizativas. En este proceso, se recoge todo este equipamiento y se aprovechan aquellas piezas que pueden ser de utilidad. El resto de material, se destina al reciclaje selectivo, mediante su recogida y tratamiento por parte de empresas homologadas. Durante 2014, el STIC ha retirado alrededor de 3.000 kilos de desechos.

Sistema de impresión avanzada

En 2013 se inició el proceso de sustitución de las impresoras multifunción láser, por otros sistemas de impresión de chorro de tinta, con un coste de impresión muy reducido. La medida parte de la existencia de una gran cantidad de unidades organizativas repartidas por todos los edificios de la institución, independientemente de los grandes servicios de gestión, y que requieren de aparatos más pequeños, debido a que poseen menor actividad.

Esta iniciativa, nace de una alianza estratégica con el proveedor Epson, está en fase de implantación y concluirá en 2016, periodo de tiempo en el que se espera lograr un ahorro del 50% en los gastos de impresión y del 80% en el consumo energético necesario para realizar las impresiones.

Con los nuevos equipos también se consigue una importante reducción en la emisión de desechos, ya que las impresoras de tinta contienen pequeños cartuchos plásticos, mientras que en el caso de las láser son una cantidad bastante grande de contenedores de tóner, unidades de revelado o de fusión.

Web accesible

La accesibilidad de la web ha sido otro de los ejes importantes sobre el que han pivotado muchos proyectos TIC en la ULL.

Los portales en la red de la universidad lagunera, han alcanzado el nivel AAA, el máximo de la revisión de estándares de calidad 1.0 y se encuentra en fase de desarrollo para alcanzar el AA del estándar 2.0.

Por otro lado, todas las aplicaciones de uso masivo y webs se han desarrollado bajo la tecnología “responsive” o “adaptativa”. Se trata de facilitar la información adaptándose a las nuevas necesidades de los usuarios, teniendo en cuenta el crecimiento que ha experimentado el uso del móvil entre el alumnado.

Equipo del Servicio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de la ULL

En la actualidad esta institución posee 150 portales integrados en su web, producto del crecimiento experimentado desde el año 2011, de los espacios en la red de centros, departamentos o grupos de investigación, entre otros servicios, que no superaban los 20 portales. Este diseño de nuevos sitios en internet, se ha podido realizar gracias a la existencia de unos portales de gestión de contenidos que ofrecen una opción sostenible para garantizar que la información que se ofrece tiene un grado de disponibilidad y accesibilidad adecuado.

Otro de los hitos importantes ha sido la creación de un sistema de ayuda al alumnado para los procesos relacionados con el acceso y la matrícula. En este sentido, la accesibilidad también se entiende desde el punto de vista de facilitar la información sobre el funcionamiento de los servicios. Concretamente el STIC, ha experimentado un incremento de las consultas efectuadas por los usuarios, en materia de los servicios que presta.

Por último, en su afán de difundir la labor que realizan, el Servicio TIC posee un programa de visitas para entidades externas, destinadas principalmente a colegios e institutos. Durante 2014, conocieron las instalaciones escolares de dos centros de secundaria de Tenerife, y el alumnado de Informática de la ULL, quienes recibieron información de primera mano sobre el funcionamiento tecnológico de esta universidad.

– Formación de posgrados: Campaña que se desarrolla en el mes de julio, en la que se informa sobre la oferta de posgrados, en medios de comunicación audiovisuales y prensa, además de publicidad estática mediante vallas instaladas en las vías urbanas.

– Universidades de Verano: Desarrollada durante los meses de verano, que incluye el diseño, edición y distribución de cartelería y folletos con la programación de la oferta formativa de la ULL durante la temporada estival.

Formación

El Gabinete de Comunicación de la ULL ofrece además formación para el PAS sobre habilidades en comunicación web. En 2014 se han impartido dos cursos de forma online y en colaboración con el Servicio de Tecnologías de la Información (TIC).

Esta ingente actividad del Gabinete de Comunicación, se encuentra especificada en las funciones, fines y servicios que recoge su carta de servicios, elaborada en 2014 y publicada en el portal del Diario Digital.

En 2014 se continúa con el mismo protocolo de reuniones de equipo cada quince días, para realizar un seguimiento continuo de la actividad y del cumplimiento del GAP. En estas sesiones, entre otros asuntos, se supervisa el nivel de cumplimiento de los acuerdos alcanzados y la revisión de las tareas realizadas y las pendientes.

Para una mejor organización del trabajo, se dotó al servicio de herramientas electrónicas de gestión compartidas, como un mismo gestor documental, de tareas o una agenda calendario compartido, todo alojado en un mismo servidor de archivos.

Plan de Responsabilidad Social

Plan de reciclaje

Otra de las novedades que integró el GAP en su protocolo de actuación se refiere al Plan de Responsabilidad Social. La iniciativa se centra en medidas que favorezcan la protección al entorno, por lo que en 2014 el gabinete puso en marcha un plan de reciclaje basado en la reducción, reutilización y reciclaje de materiales. El propósito es luchar contra la contaminación, contribuir a la protección del medio ambiente y luchar a favor de un desarrollo más sostenible del planeta.