10. Transparencia y Comunicación

La honestidad, nuestra razón de ser

La Universidad de La Laguna ha realizado en los últimos ocho años una importante apuesta por las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC), debido a la transversalidad de este servicio y su importancia para la evolución en la gestión de la institución. Tras la creación del Comité del Gobierno de las TI, dependiente del Vicerrectorado de Tecnologías de la Información y Servicios Universitarios, en 2012 participó en un proyecto piloto pionero en España, en el que cinco universidades se sometieron a la primera evaluación sobre Gobierno TI, efectuado por un equipo de expertos, que realizaron un análisis del estado de madurez y evolución de la ULL en los diferentes ejes que contempla el Gobierno TI .

Gobierno de las TIC

Estrategia tecnológica

La Universidad de La Laguna ha elaborado un plan de mejora tecnológica que se ha desarrollado durante los años 2013 y 2014, y que ha conseguido que en este momento la ULL se encuentre en una situación de madurez de 0,66 puntos de promedio, en una escala de cero a cinco. El objetivo es alcanzar 1,66 puntos en 2015.

BL10 06. Movil sede electronica

El beneficio más significativo dentro de esta política, ha sido el logro de la independencia tecnológica de la ULL, con respecto a los proveedores, al mejorar la competitividad a la hora de contratar los servicios. El Servicio de Tecnologías de la Información y Comunicación (STIC), ha desarrollado una política innovadora, al considerar a dichos proveedores como “socios tecnológicos”, mediante acuerdos de colaboración mutua, basados en que estas entidades dan visibilidad a la ULL sobre sus tecnologías más punteras, frente a otras instituciones, lo que permite un acceso inmediato a las novedades. A cambio el proveedor obtiene una referencia que puede ser expuesta ante otros organismos e instituciones.

Los socios con los que se establecen estas alianzas son: Hp, Epson, Google, Dell, PaloAlto, Huawey, Globalan, Fujitsu, Ignos y Satec.

También la ULL comparte soluciones tecnológicas con otras administraciones públicas, con soportes comunes que tienen un impacto directo en la reducción en los costes de mantenimiento.

El plan de mejora tecnológica ha logrado la independencia en esta materia de la ULL, con el ahorro de 27.000 euros en la compra de ordenadores y 45.000 en la adquisición de servidores y sistemas de almacenamiento 

Para ello, se han desarrollado una serie de acciones dentro del citado plan de mejora, como: creación de un centro de gasto único centralizado para las TIC; consolidación de los recursos para garantizar el mantenimiento y renovación de las TIC; identificación de los grupos de interés asociados a los servicios TIC (el 70% de los servicios se prestan a unidades de la ULL y sólo el 30% se ofrecen de forma directa a usuarios finales); creación de la cultura de escalado de las necesidades tecnológicas del resto de unidades.

Como resultado, durante los años 2013 y 2014 se ha generado el ahorro de unos 27.000 euros en la compra de ordenadores para toda la universidad y 45.000 euros en la adquisición de servidores y sistemas de almacenamiento, ambos en condiciones económicas ventajosas, al estar su gestión centralizada y realizar un mayor volumen de compra. En cuanto a la compra de impresoras, la ULL no sólo ha ahorrado 4.500 euros, sino que ha reducido significativamente el impacto medioambiental que estos aparatos generan.

Desde el curso 2013-2014 la preinscripción y matrícula de todos los estudios se realizan por internet

Ocurre lo mismo, en el ámbito de las comunicaciones en el que en esos años se ha reducido el gasto en dispositivos de red y puntos de acceso wifi para mejorar la capacidad de conexión de la red, en torno a un 30% (unos 40.000 euros).

Dentro de esta independencia tecnológica, destaca la política de despliegue de infraestructuras, que promueve el uso de estándares abiertos y software libre. Esto ha desencadenado la creación de proyectos, que tienen como resultado que más de la mitad de los servicios y las infraestructuras de soporte a los mismos, estén implantadas bajo este paradigma.

Servicios tecnológicos

BL10 07. Curso informat inmigrantes 13

Por otra parte, el desarrollo del Gobierno de las TI, ha agilizado la forma en la que la comunidad universitaria interactúa con los servicios lo que ha permitido mejorar la accesibilidad electrónica, tanto al personal como al alumnado, con iniciativas como:

• Conexión al anillo insular de fibra óptica que recorre la Isla de Tenerife.

• Mejora del nivel de accesibilidad de los portales web de la ULL.

• Integración de los repositorios digitales de la Biblioteca en una infraestructura centralizada en el CPD.

• Implantación de la plataforma web de gestión de contenidos que da soporte al portal de estudios, basada en tecnología de Software Libre.

• Integración de las infraestructuras de los servicios de investigación en los CPDs de la ULL.

• Implantación de una infraestructura de pruebas inteligente para el diagnóstico de los servicios antes de su creación.

• Migración de todos los terminales telefónicos de la ULL a telefonía IP e integración con la nueva centralita basada en Software Libre Asterisk, y nuevo buzón de voz digital integrado con el Servicio de Correo Electrónico.

• Desarrollo del proyecto de homologación EFQM sobre la calidad en la implantación y puesta en producción de los servicios que se ofrecen a los usuarios de la comunidad universitaria.

Por otra parte, durante 2014 el STIC ha desarrollado iniciativas que han facilitado el acceso remoto del alumnado a los procedimientos académicos y administrativos, desde cualquier punto geográfico, con conexión a internet y mediante cualquier dispositivo electrónico, dado que las plantillas web tienen un diseño responsive. La tecnología “responsive” o “adaptativa” garantiza el acceso desde todos los dispositivos móviles o fijos y desde cualquier sistema operativo. Así, se ha implementado la tarjeta PAU electrónica, el Repositorio Institucional, la Firma Electrónica de Actas y los portales de información y soporte genéricamente denominados “ULL responde”.

Mediante la sede electrónica, se pueden efectuar más de 75 procedimientos burocráticos de forma telemática: preinscripción, matrícula, listas de espera, tarjeta PAU o solicitud de ayudas, entre otros. Por su parte el repositorio institucional (material docente, tesis, trabajos de fin de grado) y gestor documental DSPACE, facilita la difusión de materiales científicos y académicos de la ULL y garantiza su conservación, con el formato de software libre.

Mediante la sede electrónica, se pueden efectuar más de 75 procedimientos burocráticos de forma telemática: preinscripción, matrícula, listas de espera, tarjeta PAU o solicitud de ayudas, entre otros

“ULL Responde”, organiza una serie de portales que ofrecen respuestas y soporte técnico a los usuarios de la universidad, como:

Portal de Soporte: Plataforma que da respuesta a dudas de tipo tecnológico.

• Gestión de Usuarios: Plataforma que facilita a los usuarios estar al día del estado de tramitación de su solicitud de soporte técnico.

Portal de Estudios: Plataforma que unifica toda la información relacionada con el acceso y la matrícula en los diferentes estudios.

Durante 2014 se realizaron más de 223.000 sesiones de acceso al portal de estudios, la gran mayoría desde España. De las que se realizan desde el extranjero destaca las conexiones desde Europa y América, siendo los cinco países de mayor afluencia de alumnado: Venezuela (855), Estados Unidos (742), Alemania (556), Reino Unido (507) e Italia (554).

Este progreso tecnológico experimentado en estos últimos años, queda de manifiesto en el lugar que la Comisión Sectorial de TIC de la Conferencia de Rectores de las Universidades Españolas (CRUE), ha posicionado a la ULL, en el ranking de 2013 que mide el estado de madurez en nuevas tecnologías de las universidades españolas (UNIVERSITIC2013). Así de entre un total de 70 instituciones académicas, la lagunera ha pasado de estar entre el 25% de instituciones del final del ranking en 2011, a situarse en el 40% acercándose a la mitad de tabla en el año 2013, lo que supone un ascenso importante tanto en productos como en servicios TI. La ULL participa en esta plataforma de la CRUE desde que se constituyó en el año 2006, en la que se ofrece un sistema de comparación en tiempo real con todas las instituciones participantes, sobre más de 200 indicadores.

Sostenibilidad Tecnológica

La sectorial TIC de la CRUE recoge también anualmente el número de buenas prácticas consideradas dentro de la Sostenibilidad TIC. Estas buenas prácticas están formadas por un conjunto de diez indicadores con varios niveles de cumplimiento en cada uno de ellos. En 2014 la ULL alcanzó el 75% de cumplimiento posicionándose en este ámbito por encima de la media nacional que se sitúa en un 70%.

Estos indicadores miden lo sostenible que es la gestión de las TIC que realiza la organización y cambian cada año adaptándolos a los paradigmas y las modificaciones que se consideran mejores en cada momento del tiempo.

A lo largo de 2014, el STIC ha desarrollado tres proyectos para reducir el impacto ambiental del entorno de la ULL:

• Mejora de la eficiencia energética del Centro de Procesamiento de Datos

• Creación de un servicio de reciclaje para material TIC

• Implantación de un proyecto de impresión para unidades organizativas de gestión

Eficiencia energética

CCTI 31El Centro de Procesamiento de Datos (CPD) alberga todos los servidores centrales que almacenan y prestan el servicio de todas las aplicaciones que se usan en la ULL. Estas infraestructuras optimizan los recursos necesarios para garantizar la sostenibilidad de los servicios y ha permitido eliminar los pequeños “mini CPDs” poco eficientes que había dispersos por diferentes edificios de la ULL.

La principal medida adoptada ha sido mejorar el sistema de refrigeración directa de los servidores, y limitar las operaciones que se realizan dentro del CPD, al instalar sistemas de gestión y monitorización remota para preservar su aislamiento térmico. Con estas iniciativas, se ha mejorado notablemente la eficiencia energética del centro, pues si en 2012 necesitaba más del doble de energía para enfriar los servidores que el consumo de los mismos, en 2014 precisa el 1,7% de energía de enfriamiento, para mantener los servicios de la ULL funcionando.

Reciclaje de material TIC

La ULL ha puesto en marcha un servicio de tratamiento, reutilización y reciclaje selectivo del material obsoleto que genera tanto el STIC, como otras unidades organizativas. En este proceso, se recoge todo este equipamiento y se aprovechan aquellas piezas que pueden ser de utilidad. El resto de material, se destina al reciclaje selectivo, mediante su recogida y tratamiento por parte de empresas homologadas. Durante 2014, el STIC ha retirado alrededor de 3.000 kilos de desechos.

Sistema de impresión avanzada

En 2013 se inició el proceso de sustitución de las impresoras multifunción láser, por otros sistemas de impresión de chorro de tinta, con un coste de impresión muy reducido. La medida parte de la existencia de una gran cantidad de unidades organizativas repartidas por todos los edificios de la institución, independientemente de los grandes servicios de gestión, y que requieren de aparatos más pequeños, debido a que poseen menor actividad.

Esta iniciativa, nace de una alianza estratégica con el proveedor Epson, está en fase de implantación y concluirá en 2016, periodo de tiempo en el que se espera lograr un ahorro del 50% en los gastos de impresión y del 80% en el consumo energético necesario para realizar las impresiones.

Con los nuevos equipos también se consigue una importante reducción en la emisión de desechos, ya que las impresoras de tinta contienen pequeños cartuchos plásticos, mientras que en el caso de las láser son una cantidad bastante grande de contenedores de tóner, unidades de revelado o de fusión.

Web accesible

La accesibilidad de la web ha sido otro de los ejes importantes sobre el que han pivotado muchos proyectos TIC en la ULL.

Los portales en la red de la universidad lagunera, han alcanzado el nivel AAA, el máximo de la revisión de estándares de calidad 1.0 y se encuentra en fase de desarrollo para alcanzar el AA del estándar 2.0.

Por otro lado, todas las aplicaciones de uso masivo y webs se han desarrollado bajo la tecnología “responsive” o “adaptativa”. Se trata de facilitar la información adaptándose a las nuevas necesidades de los usuarios, teniendo en cuenta el crecimiento que ha experimentado el uso del móvil entre el alumnado.

Equipo del Servicio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de la ULL

Equipo del Servicio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de la ULL

En la actualidad esta institución posee 150 portales integrados en su web, producto del crecimiento experimentado desde el año 2011, de los espacios en la red de centros, departamentos o grupos de investigación, entre otros servicios, que no superaban los 20 portales. Este diseño de nuevos sitios en internet, se ha podido realizar gracias a la existencia de unos portales de gestión de contenidos que ofrecen una opción sostenible para garantizar que la información que se ofrece tiene un grado de disponibilidad y accesibilidad adecuado.

Otro de los hitos importantes ha sido la creación de un sistema de ayuda al alumnado para los procesos relacionados con el acceso y la matrícula. En este sentido, la accesibilidad también se entiende desde el punto de vista de facilitar la información sobre el funcionamiento de los servicios. Concretamente el STIC, ha experimentado un incremento de las consultas efectuadas por los usuarios, en materia de los servicios que presta.

Por último, en su afán de difundir la labor que realizan, el Servicio TIC posee un programa de visitas para entidades externas, destinadas principalmente a colegios e institutos. Durante 2014, conocieron las instalaciones escolares de dos centros de secundaria de Tenerife, y el alumnado de Informática de la ULL, quienes recibieron información de primera mano sobre el funcionamiento tecnológico de esta universidad.

Datos de Contacto
Vicerrectorado de Tecnologías de la Información y Servicios Universitarios
Servicio de Tecnologías de la Información y Comunicación (STIC)
Dirección: Edificio Central. C/Delgado Barreto, s/n
Tfno: 922 319180
@: soporte@ull.es/[+]info

Gabinete de Comunicación

La difusión de todas las actividades y la promoción de la imagen de la ULL, es la función principal del Gabinete de Comunicación, con el objetivo de consolidar el reconocimiento social de la institución académica. Para alcanzar esta misión, el Gabinete de Comunicación es el responsable de gestionar las herramientas relacionadas con la comunicación, cuyo uso se ha incrementado exponencialmente en los últimos años con la irrupción de las redes sociales.

Gabinetos 2015  006

El trabajo del Gabinete de Comunicación se ha adaptado al desarrollo de dos públicos: uno masivo muy joven y consumidor de nuevas tecnologías, como son el alumnado con edades comprendidas entre los 18 y 25 años, y otro de mayor edad y que continúa teniendo como principal fuente de información los medios de comunicación tradicionales (radio, prensa y televisión). Es por esto que la labor de este servicio tiene como destinatario final a toda la sociedad canaria a la que llega por las citadas vías.

Si hace cinco años el 95% del trabajo del gabinete era la elaboración y difusión de notas, convocatorias y ruedas de prensa, en 2014 ese porcentaje se destina a la distribución de esos contenidos a través de las herramientas TIC y las posibilidades que ofrecen para llegar a un público masivo

Durante 2014 ha redactado una media de tres notas de prensa al día, así como dos videonoticias al mes, junto a la elaboración del dossier de prensa diario en el que se incluyen todas aquellas informaciones relacionadas con la ULL que han sido publicadas por cinco periódicos regionales, tres nacionales y alrededor de 25 digitales. Estos dossieres, junto a las notas de prensa se insertan diariamente en el Diario Digital de la ULL, que también diseña y edita el Gabinete de Comunicación y que supone otra importante herramienta de comunicación interna, referida a la comunidad educativa, y externa.

Comunicación web y redes sociales

Una parte importante de su labor es la gestión y supervisión de los contenidos del 80% de los 195 portales institucionales existentes en el dominio ull.es, incluidas su actualización y mantenimiento o la elaboración de la creatividad gráfica, además de editar y controlar los contenidos y estilos, además de editar y controlar los contenidos y estilos, labor con la que comparte responsabilidad con el Vicerrectorado de Relaciones Universidad y Sociedad, con respecto a la supervisión de la imagen corporativa. A lo largo de 2014 se crearon 60 nuevos portales.

La ULL posee perfiles en todas las redes sociales con altos niveles de seguimiento, siendo Twitter la plataforma que posee mayor número de seguidores, con 20.000

En este apartado también se incluye el envío de correos masivos a la comunidad universitaria en los que se informa de todo tipo de aspectos que les repercute (normativa, formación o convocatorias, entre otros asuntos).

En el uso de las nuevas tecnologías destaca la inclusión de las redes sociales como el principal punto de encuentro y de reciprocidad de información con la sociedad. La ULL posee perfiles en todas ellas con altos niveles de seguimiento. Así, Twitter es la plataforma con mayor número de seguidores pues contabiliza 20.000, seguido de Facebook con 18.000 amigos, Tuenti con 2.745 y LinkedIn con 1.682.

La presencia de la ULL en la comunidad virtual ha experimentado una importante progresión. Según un estudio elaborado por la Universidad de Granada, en 2014 la institución lagunera alcanzó el puesto 18 de 73 universidades, en cuanto al número de seguidores en Twitter; el 30 de 75, en lo referido a “fans” en Facebook y el 14 en “número de personas hablando de esto”; el puesto 26 de 71 universidades, en presencia en la red a través de Linkedlin; 49 de 71 en Youtube y en el lugar número 11 de 71 en Tuenti.

Marketing y publicidad

La política de comunicación de la ULL también incluye campañas de publicidad y márketing. Su principal objetivo es dar a conocer la oferta formativa de la institución académica, que se configura como una de las principales acciones para la captación de estudiantes. Durante el año 2014, se han desarrollado tres campañas publicitarias institucionales: acceso a la ULL, posgrados y Universidad de Verano.

Tu Oportunidad. Portal web en el que se ofrece una amplia información sobre todo lo concerniente a la formación académica que ofrece la ULL y su tramitación. Está pensada para los estudiantes de nuevo ingreso, aunque sirve como un importante canal de orientación para cualquier usuario de la institución, ya que se complementa con la extensa oferta de servicios universitarios (cultural, deportiva, alojativa o centros) además de links a los distintos portales de la web institucional. Este espacio se desarrolla conjuntamente con el Servicio de Información y Orientación (SIO).

– Formación de posgrados: Campaña que se desarrolla en el mes de julio, en la que se informa sobre la oferta de posgrados, en medios de comunicación audiovisuales y prensa, además de publicidad estática mediante vallas instaladas en las vías urbanas.

Universidades de Verano: Desarrollada durante los meses de verano, que incluye el diseño, edición y distribución de cartelería y folletos con la programación de la oferta formativa de la ULL durante la temporada estival.

Formación

El Gabinete de Comunicación de la ULL ofrece además formación para el PAS sobre habilidades en comunicación web. En 2014 se han impartido dos cursos de forma online y en colaboración con el Servicio de Tecnologías de la Información (TIC).

Esta ingente actividad del Gabinete de Comunicación, se encuentra especificada en las funciones, fines y servicios que recoge su carta de servicios, elaborada en 2014 y publicada en el portal del Diario Digital.

Datos de Contacto
Rectorado de la ULL
Gabinete de Comunicación – Diario digital de la ULL
Dirección: Pabellón de Gobierno. C/ Molinos de Agua, s/n. | 38207 La Laguna
Tfnos.: 922 31 95 30 /94 62/61 98/Fax: 922 31 95 44
@: gaprsa@ull.es/[+]info

Gabinete de Análisis y Planificación (GAP)

El Gabinete de Análisis y Planificación (GAP) proporciona a los órganos de gobierno universitario la información que genera la propia institución académica, tras analizarla, procesarla y transformarla en datos de interés. Además, se encarga de simplificar los procesos que se desarrollan en la ULL para agilizar los métodos de trabajo de las unidades que conforman la institución.

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Se trata por lo tanto de un servicio de apoyo y asesoramiento básico, pues proporciona todo tipo de información sobre el funcionamiento interno de la institución para facilitar la toma de decisiones de los órganos de gobierno. Además de ser un servicio transversal en la Universidad, traduce la actividad que ésta desarrolla para que sea comprensible a la sociedad, consolidándose así en una de las herramientas para la apertura social de la institución.

Para optimizar su funcionamiento, en 2011 el GAP se dotó de un Protocolo de actuación, por el que renovó sus procedimientos en la atención a los usuarios, adecuándolos a las necesidades que éstos presentan. En 2014 lo revisó y mejoró acorde a las necesidades y expectativas de sus grupo de interés, e incluyó su código ético y su propio plan de Responsabilidad Social.

Usuarios

El GAP posee una amplia cartera de usuarios, clasificados en grupos de interés en función de su carácter y sus niveles de interés estratégico y criticidad. Durante 2014 entre los grupos que solicitaron los servicios del GAP, se encuentran el Gobierno Central (Ministerio de Educación, Instituto Nacional de Estadística), de Canarias (Audiencia de Cuentas, Instituto Canario de Estadística, Servicio Canario de Empleo), Cabildos y Ayuntamientos de las Islas, otras universidades, ciudadanos o medios de comunicación, así como los diferentes centros, unidades y departamentos de la propia ULL como vicerrectorados, secretaría general, rectorado, gerencia, junta de personal o investigadores, entre otros.

Los servicios solicitados se corresponden a informaciones de diferente índole como informes y estadísticas, diseño y suministro de indicadores y datos, diseño de procedimientos y formularios y su correspondiente instalación en la sede electrónica, tratamiento de ficheros automatizados, gestión de los derechos de los titulares de datos personales y gestión de certificados electrónicos.

El personal del GAP en su conjunto participa en la toma de decisiones sobre el funcionamiento del servicio

Un ejemplo del resultado del trabajo desarrollado por el GAP durante 2014, en cuanto a la información suministrada a los órganos de gobierno, está en contenidos como los informes relativos a las pruebas de acceso a la universidad, sobre preinscripción, matrícula o egreso, o los indicadores remitidos que han servido para la elaboración del presupuesto de centros y departamentos, para el Campus de Excelencia, aquellos que analizan el rendimiento en asignaturas y titulaciones, o de inserción laboral de egresados tras la firma de convenios con el SCE y el ISTAC.

En lo referente a los datos e indicadores solicitados por instituciones u órganos externos, se encuentran las estadísticas oficiales de la ULL entregadas al Ministerio de Educación, al INe o a la CRUE, así como los datos suministrados para la elaboración del ranking de Shanghai o del Mundo. El GAP mantiene la página “La ULL en cifras” de la web institucional.

Satisfacción y rendimiento

Pero el trabajo del GAP no finaliza una vez entregado el material solicitado, sino que analiza los niveles de satisfacción de sus usuarios, mediante las respuestas que éstos ofrecen a las encuestas de satisfacción. Según los resultados de dichos cuestionarios, la satisfacción de los clientes alcanza prácticamente el valor máximo, si se observa que la puntuación media en los últimos tres años, con respecto a la calidad en la atención, es de 4,8 en una escala de valoración del 1 al 5.

De igual manera, el servicio consigue una puntuación similar en cuanto a eficiencia se refiere sobre la adecuación de los resultados obtenidos a las expectativas del usuario, que se sitúa en el 4.8 en igual escala de valoración que la anterior y también entre los años 2011-2013.”

Su rendimiento es igualmente analizado, teniendo como referencia la carta de servicios y el grado de cumplimiento de su actividad con respecto a los intereses de los usuarios. Un ejemplo de ello, es el sistema de reclamaciones, quejas, sugerencias y felicitaciones, que durante el año 2014 no registró quejas o reclamaciones y obtuvo, en cambio, siete felicitaciones.

No obstante, el nuevo protocolo incluye la exigencia de responder al usuario que le plantea un servicio, en el plazo no superior de 48 horas.

Análisis y planificación.

El 9 de enero de 2012 se inaugura la Sede ULL. Su implantación y mantenimiento constituyen el proyecto de mayor envergadura y calado emprendidos por la ULL en materia de gestión. El GAP es el Servicio encargado en la ULL de su gestión y mantenimiento funcionales, lo que implica el diseño, mantenimiento y actualización de todos los procedimientos y formularios electrónicos que están disponibles en Sede además de la formación y la atención permanente a los gestores. Los indicadores de uso y rendimiento de la Sede ULL en sus dos años de vida superan con creces los resultados previstos, y ya se ha convertido en referente para otras administraciones públicas.

En esta línea, en el curso 2013-2014 el número de procedimientos desarrollados en la sede electrónica ha experimentado un notable crecimiento. Un ejemplo es la cantidad de solicitudes registradas por el gabinete, que si bien en 2012 ascendió a 2.962 en el siguiente año se registraron 22.771, lo mismo que el acumulado del número de usuarios, que en 2013 ascendió a 20.821, mientras que el número de expedientes fue de 35.837.

Funcionamiento interno

Comprometido con la calidad en la gestión, el Gabinete de Análisis y Planificación va cubriendo etapas en los últimos años, desde el consenso y el compromiso del equipo de personas que trabaja en el GAP. Uno de sus valores esenciales, recogido en el protocolo de funcionamiento interno, es el mantenimiento de reuniones periódicas de todo el personal del GAP para la puesta en común de proyectos, tareas y resultados de rendimiento.

BL10 19. Analisis y Planif 02

En 2014 se continúa con el mismo protocolo de reuniones de equipo cada quince días, para realizar un seguimiento continuo de la actividad y del cumplimiento del GAP. En estas sesiones, entre otros asuntos, se supervisa el nivel de cumplimiento de los acuerdos alcanzados y la revisión de las tareas realizadas y las pendientes.

Para una mejor organización del trabajo, se dotó al servicio de herramientas electrónicas de gestión compartidas, como un mismo gestor documental, de tareas o una agenda calendario compartido, todo alojado en un mismo servidor de archivos.

Plan de Responsabilidad Social

Plan de reciclaje

Otra de las novedades que integró el GAP en su protocolo de actuación se refiere al Plan de Responsabilidad Social. La iniciativa se centra en medidas que favorezcan la protección al entorno, por lo que en 2014 el gabinete puso en marcha un plan de reciclaje basado en la reducción, reutilización y reciclaje de materiales. El propósito es luchar contra la contaminación, contribuir a la protección del medio ambiente y luchar a favor de un desarrollo más sostenible del planeta.

En este sentido, el plan establece una serie de normas para reducir el uso del papel, en las que se incide en el empleo de medios digitales y en la reducción de documentos a imprimir o desconectar todos los dispositivos electrónicos y luces al abandonar el puesto de trabajo. En cuanto a la reutilización, la normativa nueva apuesta por aprovechar la cara no escrita de los folios e incide en inculcar al personal el uso de los contenedores de reciclaje, o la destrucción del papel que no se pueda volver a usar, para lo cual el servicio adquirió una trituradora, además de medidas de control de desechos de CDs, tarjetas plásticas, pilas o baterías.

Proyecto “árboles por papel”

En enero de 2014 el personal que compone el GAP diseña un proyecto, con el que se comprometen a compensar al medioambiente por el consumo que realizan de papel. La iniciativa se denomina “árboles por papel” y consiste en sufragar la compra de un árbol por cada paquete de 500 folios que consuman. Los ejemplares serán donados a la ULL para que el servicio de parques y jardines lo plante en el lugar que considere idóneo dentro de las zonas verdes de la institución.

Compromiso del personal

La muestra más evidente se encuentra en la consecución en, julio de ese año, del sello de calidad EFQM para el GAP. El comité de evaluación externa le otorgó esta distinción con una puntuación de +300, sobre un máximo de +500. El sello supone el cumplimiento de nueve criterios, entre los que se encuentra la implicación del personal, además de valorar la gestión del liderazgo, de los recursos, procesos, productos y servicios, resultados de satisfacción entre los clientes, en la sociedad.

Por último, en 2014 el GAP actualizó su carta de servicios, en la que recoge los principios de su código ético.

Pág. 154. Transparencia y Comunicación. Soledad Muñoz.Soledad Muñoz. Jefa de Sección del GAP

“El mayor valor del servicio que presta el GAP está en las personas y en el nivel de compromiso con su trabajo en este gabinete.”

Datos de Contacto
Gabinete de Análisis y Planificación
Dirección:
Tlfs: 922 319715, 922319952, 922319930
@: ganpla@ull.es/[+]info
Horario de atención al público: 9:00 – 14.00 horas