10. Transparencia
Gabinete de Análisis y Planificación
(GAP)
El Gabinete de Análisis y Planificación (GAP) es un servicio transversal que se encarga de analizar, procesar y transformar en datos de interés, la información que genera la propia Universidad. Facilita además la labor a las unidades que conforman la institución académica dado que simplifica los procesos que desarrollan. Es por esto que el GAP se concibe como un servicio de apoyo y asesoramiento, pues proporciona todo tipo de información sobre el funcionamiento interno de la propia ULL, lo que permite agilizar la toma de decisiones.
Además, contribuye a la proyección social de la institución proporcionando información comprensible para la sociedad sobre su actividad, al tiempo que facilita a la ciudadanía sus trámites administrativos ante la Universidad a través de la Sede electrónica.
Usuarios.
El GAP posee una amplia cartera de usuarios y para optimizar sus servicios poseen un Mapa de Grupos de Interés, en el que los clasifican en función de su carácter y de sus niveles de interés estratégico y criticidad. Este mapa es revisado periódicamente.
En 2015 se añadió la Fundación General de la ULL a la categoría de “clientes” debido al tipo de servicios que demandan, principalmente estadísticos. Los equipos directivos de los diferentes centros de la institución académica han pasado a formar parte de la consideración de “Estratégicos”, al estar en proceso la acreditación de las titulaciones oficiales. Esto “ha contribuido enormemente a avanzar en la Visión del GAP y en su objetivo estratégico de proporcionar cada vez más cuadros de mando relativos a la actividad, académica en este caso, de la Institución”, según informa el equipo del gabinete.
El Ministerio de Educación y la Conferencia de Rectores de la Universidades Españolas, entre los clientes del GAP que más demandaron sus servicios
Los grupos de la universidad que más utilizaron los servicios del GAP en 2015 fueron:
– Usuarios de la Sede Electrónica: alumnado, personal docente y de administración.
– Centros ULL: Equipos directivos y administración.
– Servicios y unidades de gestión.
Mientras que las entidades y administraciones externas a la universidad, que más demandaron las prestaciones del GAP, fueron:
– Ministerio de Educación (SIIU‐MEC)
– Conferencia de Rectores de las Universidades Españolas (CRUE)
– Ciudadanos usuarios de la Sede Electrónica
Servicios
Los servicios prestados se corresponden a informaciones de diferente índole como informes y estadísticas, elaboración y suministro de indicadores y datos, diseño de procedimientos y formularios y su publicación en la sede electrónica, tratamiento de ficheros automatizados, gestión de los derechos de los titulares de datos personales y de certificados electrónicos. En total, durante 2015 el GAP prestó 1.261 servicios.
Sede Electrónica
En 2012 se inauguró la Sede ULL, de cuya gestión funcional se encarga el GAP, lo que implica el diseño, mantenimiento y actualización de todos los procedimientos y formularios electrónicos que están disponibles en este espacio, además de la formación y la atención permanente a sus gestores.
El GAP prestó más de 1.200 servicios durante 2015, basados en estadísticas, indicadores o datos, entre otros.
En sus cuatro años de vida, su uso ha crecido exponencialmente, y se ha consolidado la confianza de sus usuarios y gestores. Hoy cuenta con más de 150 procedimientos publicados para su tramitación electrónica, y en el último año tramitó más de 25.000 expedientes.
Formación.
En lo relativo a la formación tanto a los gestores de la sede electrónica como a sus usuarios, durante 2015 el GAP fue sustituyendo paulatinamente el sistema de formación, basado en los tradicionales cursos presenciales, por la elaboración de tutoriales de uso de los distintos componentes y procedimientos de la sede. Estos materiales formativos se envían por correo electrónico para su formación práctica y consulta. Durante 2015 se impartió un curso y se elaboraron 17 tutoriales de uso, si bien se trabajó en el proyecto de abrir un entorno virtual colaborativo en el que alojar todos estos materiales, y en el que los usuarios puedan interaccionar con sus dudas y sugerencias. Estará abierto en 2016.
El GAP sustituyó en 2015 sus cursos presenciales por elaboración de tutoriales on line.
En cuanto a los certificados electrónicos tanto para la comunidad universitaria como para los ciudadanos, en 2015 las cifras fueron:
Usuarios y rendimiento.
En lo referente a usuarios/as y rendimiento de la Sede ULL, en sus años de vida los resultados han experimentado un crecimiento exponencial. Se ha pasado de los 6.921 usuarios/as acumulado de 2012 a los 40.457 de 2015, con un aumento notable cada año, así el incremento de este año con respecto a 2014 es del 28,66%.
Igual progreso se observa en otros indicadores, como el relativo a solicitudes o expedientes.
Plan de Responsabilidad Social GAP
Como se puede apreciar en la anterior tabla, se ha producido un notable descenso del uso del papel (expedientes de registro presencial) y consumibles de impresión, proporcional al crecimiento del uso de la sede electrónica por parte de las distintas unidades de gestión de la Universidad de La Laguna y por sus usuarios, como consecuencia de la consolidación y crecimiento del uso de la Administración Electrónica.
La contribución del GAP en este sentido ha sido importante, debido al escrupuloso cumplimiento de su Plan de Responsabilidad Social por parte todos los componentes del equipo.
Algunos ejemplos se pueden observar en la mencionada tabla de resultados evolutivos de los indicadores de uso de la Sede ULL: el número de expedientes por registro presencial (papel) decrece un 10% sobre el año anterior, mientras que el número de expedientes electrónicos crece un 29,5% y el de documentos electrónicos asociados a esos expedientes un 12%.
El equipo que conforma el GAP financió la compra de árboles para ajardinar espacios de la ULL, resultado de su proyecto “árboles por papel”.
El aspecto medioambiental es por tanto uno de los ámbitos de la RS que más trabaja el GAP. Muestra de ello es plan de reciclaje centrado en favorecer la protección al entorno. En 2014 el personal que compone el GAP se comprometió con un proyecto diseñado por ellos mismos, con el objetivo de compensar al medioambiente por el consumo que realizan de papel. La iniciativa se denomina “árboles por papel” y consiste en sufragar la compra de un árbol por cada paquete de 500 folios utilizado.
Como resultado el 25 de mayo de 2015, el Gabinete de Análisis y Planificación hizo entrega al jefe del Servicio de Parques y Jardines de la ULL, de una suma económica destinada a la compra y siembra de plantas en espacios de la Universidad, previa firma de un acuerdo. Las plantas adquiridas han servido para ajardinar los patios interiores del edificio de Física‐Matemáticas de la Facultad de Ciencias.
Calidad
Entre los principios del código ético de funcionamiento del GAP, recogido en su Carta de Servicios (actualizada en 2014), se encuentra el compromiso de su personal con la calida
d del servicio que prestan. Entre sus indicadores de calidad de la gestión destacan los buenos resultados obtenidos durante 2015 en su Tasa de Respuesta (porcentaje de solicitudes respondidas antes de 48 horas sobre el total); Tasa de Eficacia (% de tareas resueltas en plazo sobre el total) y Tasa de Eficiencia (% de servicios finalizados en 48 horas sobre el total).
En cuanto a la satisfacción de la clientela sobre el servicio, el resultado obtenido en 2015 es igualmente positivo porcuanto no sólo superó el objetivo planteado por el GAP, sino que alcanzó una puntuación que superó el 4,8 en cada indicador, siendo el valor máximo de 5.
Tecnologías de la Información y Comunicación
(STIC)
La Universidad de La Laguna cuenta con el Servicio de Tecnologías de la Información y la Comunicación (STIC), cuya función es transversal por cuanto “planifica, coordina y gestiona los recursos de comunicación e informáticos de carácter general que soportan técnicamente las tareas de gestión universitaria, docentes e investigadoras”, tal como especifica su misión según aparece en su Carta de Servicios.
Es por esto que el STIC está “íntimamente ligado a todos los ámbitos universitarios, facilitando y promocionando el acceso a las tecnologías de la información y gestionando los recursos y servicios tecnológicos en el ámbito de las TIC”.
Entre los servicios que ofrece el STIC a los/as usuarios/as, se encuentran el soporte a la docencia, a la investigación y a la gestión, facilitando las tareas a los/as docentes; investigadores/as a quien ofrece hospedaje de su trabajo y de supercomputación; así como el mantenimiento, desarrollo o soporte a las aplicaciones necesarias para la gestión universitaria.
De igual manera facilita herramientas para el trabajo colaborativo; la publicación de contenidos en internet y difusión de la información; mantenimiento y soporte a los centros de procesos de datos, salas de comunicaciones e infraestructuras de comunicaciones fijas y móviles además de trabajar para mantener la seguridad informática y la de comunicaciones.
El STIC cuenta con Carta de Servicios desde el 27 de febrero de 2015.
Gabinete de Comunicación
La difusión de todas las actividades y la promoción de la imagen de la ULL, es la función principal del Gabinete de Comunicación, con el objetivo de consolidar el reconocimiento social de la institución académica. Para alcanzar esta misión, este servicio es el responsable de gestionar las herramientas relacionadas con la comunicación, cuyo uso se ha incrementado exponencialmente en los últimos años con la irrupción de las redes sociales.
Entre los múltiples trabajos que forman parte de sus competencias se encuentran el diseño y elaboración de las campañas publicitarias de la ULL, el diseño corporativo o de webs de actividades o servicios de la universidad y la elaboración de videos institucionales.
Su carta de servicios fue revisada en noviembre de 2013